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Recepción de documentos electrónicos y generación de acuses de recibo y aceptación



El documento soporte es el medio por el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar.


Para dar cumplimiento a la Resolución DIAN 085 del 2022 los compradores deben confirmar el recibido de la factura y de los bienes o servicios que hayan adquirido a crédito a través de la emisión de documentos electrónicos firmados y validados por la DIAN, así podrán deducir el gasto en su declaración de renta y descontar el IVA. 


A continuación presentamos los aspectos básicos que se deben conocer respecto a este documento electrónico:


     ¿Qué es el acuse de recibo para las facturas electrónicas?

El acuse de recibo para una factura electrónica en Colombia es el mensaje de datos por el cual el adquiriente a quien se le emitió una factura electrónica, indica que dicha factura fue recibida en su sistema de información. 

¿Cuáles son los eventos de la factura electrónica de venta que se pueden generar?

Los eventos que puedes generar con misfacturas son:

Acuse de recibo: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que ha recibido el documento electrónico, de conformidad con el artículo 774 del Código de Comercio. 

 

Rechazo de la Factura Electrónica de Venta: es un documento electrónico mediante el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que no está de acuerdo con la operación registrada en la Factura Electrónica. Este evento impide el registro de los eventos “Aceptación Expresa de Documento” o “Aceptación Tácita de la factura electrónica de venta”. El vendedor deberá generar un documento electrónico Nota Crédito / Nota Débito a su cliente.

 

Recibo del bien y/o prestación del servicio: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa que ha recibido los bienes o servicios adquiridos.

 

Aceptación expresa de la Factura Electrónica de Venta: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa al emisor (proveedor) que acepta expresamente el Documento Electrónico generado a su nombre. Una vez generado este evento no se podrá rechazar la factura de venta, ni tampoco podrá expedirse notas crédito o débito asociados al documento aceptado. 


       ¿Qué se debe verificar para realizar el acuse de  recibido?

Los adquirientes de bienes o servicios que reciban una factura electrónica de venta deben verificar que cumpla con las siguientes condiciones.


- Que su entrega se realice en el formato XML que ha sido previamente establecido por la DIAN.


- Que cuente con los requisitos que señala el Artículo 617 del ET salvo lo alusivo en los literales a, h, i, de igual forma como la preimpresión de los lineamientos que según la norma se deben cumplir con esta previsión y discriminando el impuesto al consumo, en el momento que se necesite.


- En el caso de que el adquiriente no cuente con NIT es importante verificar que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación personal.


- La factura electrónica debe contar con la respectiva firma electrónica.

 

Si el adquiriente no está conforme con la operación económica o con la factura recibida, puede rechazarla, y para ello tiene un término de 3 días hábiles contados desde la fecha en que recibe la factura.


¿Qué debo hacer si se presentan Inconvenientes tecnológicos?

De acuerdo con el anexo técnico, cuando se presenten inconvenientes tecnológicos por parte del facturador o de la Dian, no se contemplará la emisión del documento soporte electrónico. Sin embargo, una vez se restablezcan los servicios, deberá efectuarse la respectiva transmisión a la Dian.


Documento soporte en operaciones con no residentes en Colombia

El documento soporte será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, y se deberán cumplir los requisitos antes señalados. Para efectos de la procedencia del IVA descontable, será necesario acreditar que se practicó la respectiva retención en la fuente a título del IVA o la retención a título de renta.

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Nuestros asesores están listos para acompañarte en el proceso de implementación de la facturación, nómina electrónica, recepción de documentos y documento soporte.

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Aceptación y rechazo de la factura electrónica de venta

  La factura electrónica, está sujeta a rechazo o aceptación por parte del comprador o adquiriente del producto o servicio facturado pero para que una factura constituya título valor debe ser aceptada por el receptor o beneficiario de la factura.  Aceptación de la factura electrónica El artículo 2.2.2.5.4 del decreto 1074 de 2015 señala que la factura electrónica de venta   una vez recibida   se entiende irrevocablemente aceptada por el adquiriente, deudor o aceptante en los siguientes casos: -Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el Contenido de esta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio. -Aceptación tácita : Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.  El plazo que el comprador tiene es de 3 días hábiles  para aceptar o r

Cambios en responsabilidades fiscales

En cumplimiento de la Resolución DIAN 00042 del 05 de mayo del 2020 -por la cual se establecen las condiciones de expedición y recepción de factura y documentos electrónicos-,  nos permitimos informar que a partir del 1 de agosto, el campo responsabilidad fiscal debe contener uno de valores descritos a continuación: O-13 Gran contribuyente O-15 Autorretenedor O-23 Agente de retención IVA O-47 Régimen simple de tributación R-99-PN No responsable Esto aplica tanto para la responsabilidad fiscal del Emisor como del Adquiriente.  Es de aclarar que el código  R-99-PN No Responsable  se debe usar en caso que ninguno de los otros cuatro valores sea el adecuado.  Por esta razón y con el fin de evitar errores de validación en la DIAN, a partir del 1 de agosto, en  misfacturas  se validará que este valor corresponda a uno de los permitidos.   Para mayor información puede consultar el  Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta Versión 1.7. 2020 - Numeral 6.2.7

Preguntas frecuentes sobre el documento soporte en compras a no obligados a facturar

¿Cómo funciona el documento soporte? El documento soporte es el medio por el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar. Por tanto, no es el vendedor quien expide el documento soporte, sino, por el contrario, es el adquiriente quien debe expedirlo.    ¿Qué debe contener el documento soporte? Tener la fecha de operación   que debe   corresponder a la fecha de generación del   documento, incluir los datos del vendedor o de quien presta  el servicio, con su nombre o razón social,  y su Identificación Tributaria - NIT. ¿Por qué es necesario usar el documento soporte? El documento soporte es uno de los requisitos para soportar fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar electrónicamente, como soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables. ¿Quién debe expedir el documento soporte? E l   documento soporte debe ser elaborado por el  adquirente, y en él no se exige la firma del vendedor o  p