El documento soporte es el medio por el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar.
Para dar cumplimiento a la Resolución DIAN 085 del 2022 los compradores deben confirmar el recibido de la factura y de los bienes o servicios que hayan adquirido a crédito a través de la emisión de documentos electrónicos firmados y validados por la DIAN, así podrán deducir el gasto en su declaración de renta y descontar el IVA.
A continuación presentamos los aspectos básicos que se deben conocer respecto a este documento electrónico:
¿Qué es el acuse de recibo para las facturas electrónicas?
El acuse de recibo para una factura electrónica en Colombia es el mensaje de datos por el cual el adquiriente a quien se le emitió una factura electrónica, indica que dicha factura fue recibida en su sistema de información.
¿Cuáles son los eventos de la factura electrónica de venta que se pueden generar?
Los eventos que puedes generar con misfacturas son:
Acuse de recibo: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que ha recibido el documento electrónico, de conformidad con el artículo 774 del Código de Comercio.
Rechazo de la Factura Electrónica de Venta: es un documento electrónico mediante el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que no está de acuerdo con la operación registrada en la Factura Electrónica. Este evento impide el registro de los eventos “Aceptación Expresa de Documento” o “Aceptación Tácita de la factura electrónica de venta”. El vendedor deberá generar un documento electrónico Nota Crédito / Nota Débito a su cliente.
Recibo del bien y/o prestación del servicio: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa que ha recibido los bienes o servicios adquiridos.
Aceptación expresa de la Factura Electrónica de Venta: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa al emisor (proveedor) que acepta expresamente el Documento Electrónico generado a su nombre. Una vez generado este evento no se podrá rechazar la factura de venta, ni tampoco podrá expedirse notas crédito o débito asociados al documento aceptado.
¿Qué se debe verificar para realizar el acuse de recibido?
Los adquirientes de bienes o servicios que reciban una factura electrónica de venta deben verificar que cumpla con las siguientes condiciones.
- Que su entrega se realice en el formato XML que ha sido previamente establecido por la DIAN.
- Que cuente con los requisitos que señala el Artículo 617 del ET salvo lo alusivo en los literales a, h, i, de igual forma como la preimpresión de los lineamientos que según la norma se deben cumplir con esta previsión y discriminando el impuesto al consumo, en el momento que se necesite.
- En el caso de que el adquiriente no cuente con NIT es importante verificar que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación personal.
- La factura electrónica debe contar con la respectiva firma electrónica.
Si el adquiriente no está conforme con la operación económica o con la factura recibida, puede rechazarla, y para ello tiene un término de 3 días hábiles contados desde la fecha en que recibe la factura.
¿Qué debo hacer si se presentan Inconvenientes tecnológicos
De acuerdo con el anexo técnico, cuando se presenten inconvenientes tecnológicos por parte del facturador o de la Dian, no se contemplará la emisión del documento soporte electrónico. Sin embargo, una vez se restablezcan los servicios, deberá efectuarse la respectiva transmisión a la Dian.
Documento soporte en operaciones con no residentes en Colombia
El documento soporte será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, y se deberán cumplir los requisitos antes señalados. Para efectos de la procedencia del IVA descontable, será necesario acreditar que se practicó la respectiva retención en la fuente a título del IVA o la retención a título de renta.
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