¿Factura digital o factura electrónica? ¿Cuál es la diferencia? ¿Qué debo implementar? Si tienes una empresa, negocio o comercio es probable que te hayas hecho estas preguntas. Aunque ambos términos se utilizan a menudo indistintamente, existen diferencias clave que pueden impactar significativamente en la gestión de tu negocio y debes tener en cuenta a la hora de emitir las facturas a tus clientes para cumplir la normativa de la DIAN y así evitar sanciones.
Por ello, hoy, en este artículo exploraremos la diferencia entre una factura electrónica, una factura digital y un documento equivalente POS, lo que te dará la claridad sobre cuál debes implementar para tu negocio y sus respectivos beneficios.
¿Qué es una factura digital?
*Es un término más amplio que puede referirse simplemente a una factura en formato digital, como un archivo PDF o un documento escaneado.
*No necesariamente cumple con los requisitos legales y técnicos de una factura electrónica; es decir, puede ser simplemente una versión digital de una factura en papel.
*No tiene las garantías de autenticidad y validación fiscal que tiene la factura electrónica.
*Se utiliza un combinado para facilitar el envío y almacenamiento, pero no tiene la misma validez legal que una factura electrónica en muchos casos.
*No necesariamente cumple con los requisitos legales y técnicos de una factura electrónica; es decir, puede ser simplemente una versión digital de una factura en papel.
*No tiene las garantías de autenticidad y validación fiscal que tiene la factura electrónica.
*Se utiliza un combinado para facilitar el envío y almacenamiento, pero no tiene la misma validez legal que una factura electrónica en muchos casos.
¿Qué es una factura electrónica?
*Es un tipo de factura que se emite y recibe a través de medios electrónicos, siguiendo un formato y estructura específicas requeridas por la autoridad tributaria, la DIAN.
*Incluye un código de validación o firma digital que asegura su autenticidad y legalidad.
*Este formato estructurado permite su intercambio automático de datos, lo que agiliza los procesos contables y administrativos.
*Está diseñado para garantizar el cumplimiento tributario, el control fiscal y la automatización de procesos contables.
Beneficios de la facturación electrónica
La facturación electrónica tiene múltiples beneficios tanto para los propietarios de establecimientos, comercios y empresas como para las personas naturales que la solicitan en sus compras y posteriormente reclaman su porcentaje de deducción en la declaración de renta, algunos de ellos son:
Cumplimiento normativo y legal: La factura electrónica es obligatoria en muchos casos y garantiza el cumplimiento de las regulaciones tributarias ante la DIAN.
Agilidad en los procesos: La automatización de la facturación reduce errores, ahorra tiempo y optimiza los flujos de trabajo.
Mayor seguridad: La factura electrónica es más segura al reducir el riesgo de falsificación, pérdida o alteración de documentos.
Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de imprimir y enviar facturas físicas, se reducen los costos operativos.
Mejor trazabilidad: La factura electrónica facilita el seguimiento de las transacciones y la generación de informes.
¿Qué es un documento equivalente POS?
Es un comprobante que se emite en situaciones donde no es necesario generar una factura electrónica de venta, como en transacciones realizadas a través de sistemas de Punto de Venta (POS). Este documento cumple la función de soportar las ventas y operaciones realizadas a consumidores finales, cuando el comprador no requiere factura electrónica.
El Documento Equivalente POS incluye la información básica de la transacción, como el valor total, el número de la transacción, la fecha y los impuestos aplicables. Sin embargo, a diferencia de una factura electrónica, no contiene la misma cantidad de detalles ni se reporta directamente a la DIAN en tiempo real, pero cumple con algunos de los requisitos legales para ciertos tipos de transacciones.
Cumplimiento ante la normativa de la DIAN
La DIAN ha implementado la facturación electrónica como un requisito para mejorar la eficiencia en la recolección de impuestos y para facilitar la gestión tributaria, estableciendo una serie de normas técnicas para la emisión de facturas electrónicas en Colombia.
Desde la expedición de la Resolución 000042 de 2020 y otras normativas complementarias, La gran mayoría de negocios, las personas jurídicas, personas naturales con ingresos superiores a 3.500 UVT, Contratistas del Estado con ingresos superiores a 4.000 UVT, Los responsables del IVA o el Impuesto Nacional al Consumo INC, están obligados a emitir facturas electrónicas.
De no cumplir con la facturación electrónica, deben someterse a sanciones como el cierre temporal de sus establecimientos comerciales (1 a 30 días) o multas económicas que pueden llegar a costar el 5% de las operaciones registradas, sin que excedan los 950 UVT, es es decir, hasta $44.711.750.
Beneficios fiscales de la factura electrónica
La factura electrónica ofrece diversos beneficios fiscales tanto para el contribuyente como para las personas naturales:
Para las personas naturales:
- Deducciones en la renta: Al solicitar factura electrónica, puedes deducir un porcentaje del valor de tus compras en la declaración de renta, hasta un límite establecido por la Dian.
- Mayor control de gastos: Te permite llevar un registro detallado de tus gastos personales, facilitando la preparación de tu declaración de alquiler.
Para el colaborador:
Simplificación de procesos:Reducir significativamente los trámites internos, agilizando la generación, recepción, contabilidad y gestión documental.
Mayor control:Permite un seguimiento detallado de las transacciones, facilitando la conciliación contable y la detección de errores.
Información en tiempo real: Proporciona acceso inmediato a los datos de las facturas, lo que optimiza la toma de decisiones.
Ahorro de costos:Disminuye los gastos asociados a la impresión, almacenamiento y envío de facturas físicas, así como los costos de mensajería.
Mayor seguridad:La factura electrónica es más segura al reducir el riesgo de pérdida o alteración de documentos.
Acceso a nuevos servicios:Facilita la implementación de servicios adicionales como declaraciones sugeridas y devoluciones automáticas de impuestos.
Incentivos tributarios:En algunos casos, la Dian ofrece incentivos tributarios a los contribuyentes que adoptan la facturación electrónica.
Mayor control:Permite un seguimiento detallado de las transacciones, facilitando la conciliación contable y la detección de errores.
Información en tiempo real: Proporciona acceso inmediato a los datos de las facturas, lo que optimiza la toma de decisiones.
Ahorro de costos:Disminuye los gastos asociados a la impresión, almacenamiento y envío de facturas físicas, así como los costos de mensajería.
Mayor seguridad:La factura electrónica es más segura al reducir el riesgo de pérdida o alteración de documentos.
Acceso a nuevos servicios:Facilita la implementación de servicios adicionales como declaraciones sugeridas y devoluciones automáticas de impuestos.
Incentivos tributarios:En algunos casos, la Dian ofrece incentivos tributarios a los contribuyentes que adoptan la facturación electrónica.
¿Cómo te ayuda misfacturas con tus soluciones de facturación electrónica?
misfacturas es una plataforma muy intuitiva que te permite crear, enviar y gestionar tus facturas electrónicas y documentos equivalentes POS de manera fácil y segura, se almacenan en la nube y puedes tener el registro en tiempo real de tus facturas. Es una plataforma desarrollada por Cenet SA que cuenta con la autorización y aprobación de la DIAN y el respaldo de COMPENSAR y mi planilla.com, con misfacturas podrás:
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- Cumplir con la normativa de la DIAN: Nuestras soluciones están diseñadas para cumplir con todos los requisitos legales y estar al día con toda la documentación legal, incluyendo nómina electrónica.
- Integrar con otros sistemas: Conecta fallas con tu contabilidad y otros sistemas para optimizar tus procesos.
- Obtenga soporte técnico especializado: Nuestro equipo de especialistas le ayudará a resolver cualquier duda o problema de forma guiada e interactiva cuantas veces necesites y sin costos adicionales.
En conclusión, la factura electrónica es una herramienta indispensable para las empresas colombianas que buscan optimizar sus procesos, cumplir con la normativa y mejorar su eficiencia. Con misfacturas, la facturación electrónica y la documentación POS es más sencilla y accesible que nunca.
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