Desde que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) implementó la facturación electrónica en Colombia, las empresas han tenido que adaptarse a un sistema más moderno, eficiente y también más exigente para emitir sus comprobantes fiscales correctamente.
Aunque esta transformación digital ha traído múltiples beneficios como eficiencia operativa, reducción de costos y mayor control fiscal, también ha puesto en evidencia una serie de errores recurrentes que, de no corregirse a tiempo, pueden generar multas, cierres, rechazo de facturas o sanciones económicas.
En este artículo, te contaremos los errores más comunes en la facturación electrónica en 2025 en Colombia y cómo evitarlos para garantizar tanto el cumplimiento legal como una operación más fluida y sencilla.
1. Datos incorrectos del cliente
Uno de los errores más frecuentes al emitir facturas electrónicas es ingresar información errónea del cliente, como:
• NIT o número de identificación
• Razón social o nombre completo
• Dirección o municipio/estado
• Tipo de documento o clasificación tributaria
La DIAN establece que una factura con datos incorrectos no puede corregirse directamente, sino que debe anularse mediante una nota crédito o emitirse una nueva factura, sin importar quién cometió el error.
Cómo evitarlo:
• Verifica dos veces la información antes de emitir la factura.
• Usa un sistema de facturación electrónica que valide automáticamente los datos ingresados y alerte sobre inconsistencias o campos incompletos.
• Implementa un control interno en tu área administrativa o contable para revisar los perfiles de cliente antes de la facturación.
2. Omisión de campos obligatorios
Actualmente, la DIAN define una serie de campos obligatorios que deben incluirse en la factura electrónica. Si falta alguno, el documento podría ser considerado inválido, lo cual repercute en el cumplimiento tributario.
Algunos de los campos que suelen omitirse o se diligencian incorrectamente incluyen:
• Descripción detallada del bien o servicio vendido.
• Fecha de emisión de la factura.
• Descuentos aplicados, si los hay.
• Medio de pago o forma de pago.
• Datos completos del comprador (nombres, NIT, dirección, ciudad).
Cómo evitarlo:
• Mantente actualizado sobre los requisitos legales vigentes de la DIAN (por ejemplo, mediante la Resolución 000012 – Anexo técnico de factura electrónica).
• Capacita al personal encargado en los elementos obligatorios de la factura electrónica.
• Asegúrate de que tu software muestre claramente qué campos son obligatorios y que no pueda continuar hasta que estén diligenciados.
3. Emisión incorrecta de documentos equivalentes
Algunas empresas siguen utilizando tiquetes de máquina registradora o POS cuando deberían emitir factura electrónica, especialmente si:
• El valor de la venta supera los límites establecidos para facturación electrónica obligatoria.
• El cliente solicita una factura válida para devoluciones, deducciones fiscales o para contabilidad.
Esto genera riesgo, ya que la DIAN considera que la factura electrónica es el documento válido para ciertos contribuyentes.
Cómo evitarlo:
• Infórmate sobre las normativas actuales de la DIAN y en qué casos tu empresa está obligada a emitir factura electrónica.
• Usa un software autorizado que te guíe en cada proceso y te alerte cuando se requiera factura electrónica en lugar de un tiquete o recibo.
• Capacita al personal de ventas y caja para que conozcan cuándo corresponde factura electrónica, documento equivalente u otro tipo de comprobante.
4. Demoras en la entrega de la factura
La DIAN exige que las facturas sean validadas y entregadas en tiempo real como parte de la operación normal. Las demoras pueden afectar la relación comercial con el cliente y, peor aún, generar sanciones o rechazos.
Cómo evitarlo:
• Implementa un software de facturación electrónica con validación automática en tiempo real y conexión directa con la DIAN.
• Establece procesos internos que permitan agilizar la emisión y envío inmediato de las facturas, idealmente en el mismo momento de la venta.
5. Uso de software desactualizado o no autorizado
Los requisitos técnicos de la DIAN se actualizan constantemente junto con sus resoluciones. Utilizar un software que no está autorizado o que está desactualizado puede ocasionar el rechazo de facturas, problemas legales y sanciones.
Cómo evitarlo:
• Verifica que tu proveedor de facturación electrónica esté autorizado por la DIAN y cumpla con todos los estándares técnicos.
• Revisa periódicamente los cambios normativos (por ejemplo, nuevas resoluciones, requisitos técnicos, clasificación tributaria) para asegurarte de que tu sistema esté al día.
6. No realizar copias de seguridad
Aunque los documentos electrónicos permanecen en la nube o en el sistema del proveedor, es responsabilidad de cada empresa conservarlos durante al menos cinco años, tal como exige la normativa.
Cómo evitarlo:
• Adquiere un software que almacene tus facturas y documentos en la nube.
• Protege las copias en servidores seguros, cifrados y con acceso limitado.
• Lleva un control organizado de facturas emitidas, recibidas, anuladas y notas crédito/débito para facilitar auditorías o inspecciones.
7. Incumplir con el calendario y plazos de la DIAN
Aunque no lo incluías explícitamente en tu lista inicial, es un error recurrente que la DIAN ha identificado: no cumplir con el calendario de habilitación y emisión de facturas electrónicas. No hacerlo puede generarle sanciones a la empresa.
Cómo evitarlo:
• Asegúrate de estar al tanto del cronograma que la DIAN publica para cada tipo de contribuyente (grandes contribuyentes, PYMES, personas naturales) sobre la obligatoriedad de emitir factura electrónica.
• Mantén tu sistema actualizado y preparado antes de la fecha límite.
• Haz un plan de transición interno para garantizar que, cuando llegue el momento, estás en plena operación sin interrupciones.
8. Cálculos erróneos de impuestos o descuentos
Por último, aunque tu artículo comentaba otros puntos, queremos reforzar un error que presenta con bastante frecuencia: aplicar mal el IVA, retenciones, descuentos o no detallar correctamente los impuestos puede invalidar la factura.
Cómo evitarlo:
• Configura tu sistema para que calcule automáticamente los impuestos según normativa vigente y categoría del bien o servicio.
• Capacita al equipo que emite las facturas para que comprenda los diferentes regímenes tributarios (régimen común, simplificado, responsables de IVA, etc.).
• Realiza revisiones periódicas de los cálculos realizados y de las plantillas de facturación para evitar errores de configuración o de tipo humano.
¿Por qué es tan importante evitar estos errores hoy?
Porque los controles de la DIAN se han fortalecido. En 2025, la DIAN ha detectado fallas en más de 120.000 negocios que debían emitir factura electrónica, lo cual demuestra que las fiscalizaciones están más activas que nunca.
¿Cómo podemos ayudarte desde misfacturas?
En misfacturas, te ofrecemos una solución integral de facturación electrónica que te permite:
• Emitir facturas electrónicas válidas ante la DIAN de forma ágil y confiable.
• Validar automáticamente datos del cliente, requisitos obligatorios y configuración tributaria.
• Mantener respaldos seguros y gestión centralizada de facturas emitidas, anuladas y notas crédito/débito.
• Mantenerte actualizado ante los cambios normativos de la DIAN, sin que tengas que preocuparte por las actualizaciones.
• Disponer de soporte técnico para asegurar que el sistema se usa correctamente desde el primer día.
Si quieres que tu empresa esté libre de errores optimiza tu facturación hoy mismo y olvídate de los errores que pueden costarte mucho, conoce más sobre nosotros: misfacturas
